Обязанности | Сопровождение, оформление, согласование договоров на любые направления (оказание услуг, подряда, связи, закупки, страхования и прочие). Заведение в систему счетов для согласования и оплаты. Контроль дебиторской задолженности. Отслеживание лимитов расходов по договорам. Отслеживание своевременного предоставления документов через (СЭД) Контур.Диадок, проверка первичной бухгалтерской документации, взаимодействие с бухгалтерией. Контроль за надлежащим соблюдением контрагентами договорных обязательств. Ведение отчетности по заключенным договорам. Заведение в систему Заказов на поставку. Сопровождение, оформление, согласование договоров аренды (организация процесса согласования договоров аренды/субаренды по новым объектам). Взаимодействие со смежными отделами в процессе согласования. Взаимодействие с собственниками помещений по вопросам заключения/согласования условий договора, прием-передача помещений. Сопровождение заключенного договора в части финансовых и других условий (контроль взаиморасчетов по разным видам услуг: аренда, коммунальные платежи, закупки, связь, страховка и прочие). Формирование отчетов для руководства по поставленным задачам. Контроль закрытия дебиторской задолженности. Подбор помещений под размещение офисов, аналитика. Регистрация Договоров/ДС в Росреестре при необходимости. Сопровождение закупочной деятельности. Поиск поставщиков на различные виды услуг и товаров, формирование/ запрос/получение КП, сравнительный анализ, мониторинг рыночных цен, организация доставки, переговоры, проверка поставщиков. Участие в подготовке проведения конкурсов по выбору поставщиков по административно-хозяйственным расходам. Организация обеспечения жизнедеятельности объекта (уборка, проведение своевременного ремонта, контроль за исправностью оборудования: освещения, системы отопления, кондиционирования, системы вентиляции и т.д.) Контроль соблюдения правил эксплуатации объектов (электрической и пожарной безопасности, предотвращение аварийных ситуаций). Контроль работы подрядных организаций и своевременное информирование о неисправностях. Подготовка и согласование договоров подряда, ремонтно-строит. работ, оказания услуг и пр. Согласование со смежными отделами. Проверка/подготовка первичной документации КС-2, КС-3, УПД ТОРГ-12 для передачи в бухгалтерию. Контроль исполнения заключенных договоров. Взаимодействие с контрагентами. Ведение деловой переписки проведение переговоров с контрагентами в период исполнения ими своих обязательств по заключенным договорам. составление служебных записок, претензий, официальных писем. Осуществление контроля сроков выполнения работ (услуг). Отслеживание своевременного предоставления первичной документации, поступающей через (СЭД) Контур.Диадок, проверка первичной и бухгалтерской документации на соответствие требованиям бухгалтерского учета и условиям договоров. Согласование договоров и заявок на оплату в SAP. Передача в бухгалтерию закрывающих документов. Формирование реестра платежей, отчетов по неоплатам, контроль закрытия дебиторской задолженности. Взаимодействие со структурными подразделениями в рамках выполнения поставленных задач. Подготовка и ведение необходимой отчетности по итогам проделанной работы. |
Навыки и умения | - Сопровождение договоров (аренды, подряда, услуг, закупок, страхования, связи и прочее) от этапа заключения до этапа закрытия: контроль исполнения условий договоров и получения документов от контрагентов, бюджет. - Опыт работы в области материально-технического снабжения и закупочной деятельности - Опыт эксплуатации объектов недвижимости. - Знание правил и норм содержания и эксплуатации объектов недвижимости - Знание порядка получения/согласования разрешений на размещение наружной рекламы и информации - Регистрация Договоров/ДС по аренде в Росреестре. - Опыт бюджетного планирования и управления затратами - Знание специфики работы с первичными бухгалтерскими документами и дебиторской задолженностью - Опыт работы в системах SAP ERP, SAP CRM, DocsVision, (СЭД) Контур. Диадок - Владение базовыми программами Microsoft Office (MS Excel, MS Word, PowerPoint, Outlook, Ryrus) на уровне уверенного пользователя. |